Rotina, para que te quero?
A PERFEIÇÃO DO MUNDO CORPORATIVO seria definir o modelo de negócio e logo em seguida o modelo de gestão. Dessa forma, a empresa (ou a área de negócio) nasceria estruturada e coesa, estancando todas, senão boa parte das torneiras gotejantes que levam ralo abaixo o nosso tempo e resultado.
Infelizmente é muito comum identificar empresas com baixa performance por falta de processos, atribuições pouco claras das responsabilidades, ausência de capacitação e ferramentas de trabalho inadequadas.
É aí que entra em cena o modelo de gestão, que aqui chamaremos de Mecanismos de Gestão, o qual é o instrumento gerencial mais significativo da empresa. Ao adotar um modelo de gestão eficaz, fica mais fácil localizar eventuais gargalos na rotina e a organização passa a ser pensada como uma engrenagem que precisa ter suas partes integradas, trabalhando sempre em conjunto.
Vale ressaltar que os mecanismos de gestão são aplicáveis a qualquer tipo de empresa, bem como a diferentes áreas de negócio (por exemplo: RH, Marketing, Operações, Supply Chain, Financeiro, TI) e ainda é escalável (por exemplo: implantar em N lojas e em N regiões).
Os mecanismos de gestão geram boas práticas que garantem o funcionamento adequado do dia-a-dia, dita o ritmo do modelo de negócio, cujo valor é até capaz de diferenciar empresas com o mesmo modelo de negócios. Os alicerces que norteiam essa metodologia são baseados nos princípios da Governança Corporativa (hierarquia/escalonamento de tópicos, dinâmicas de decisão, atribuições e responsabilidades), nos Processos (o que, como, quem e quando se desempenha toda e qualquer atividade, independentemente de sua frequência), nos Indicadores / KPIs (seja ‘quali’ ou quantitativo, devem mensurar processos, rotinas e pessoas de modo a avaliar baseline vs. realizado/planejado) e, por último, baseada na rotina de reuniões (dinâmica, tópicos, objetivos e frequência).
É importante que você, gestor, saiba que os processos, indicadores e ferramentas são apenas o meio, e não o fim em si. Todos eles visam mensurar ações, rotinas e processos e buscam, por meio de análise crítica, as melhorias necessárias ao dia-a-dia da empresa.
Um bom desempenho dos mecanismos de gestão significa conhecer bem todas as etapas de operação, seus resultados e saber claramente as responsabilidades de cada setor, no entanto sempre analisando fatos e dados, resultantes de pesquisas e consultoria.
Não é raro que empresas decidam alterar suas metodologias no improviso, remendando apenas uma parte da cadeia produtiva sem analisar cuidadosamente o processo do início ao fim. A implantação parcial do método também é um erro comum. Há empresas com processos definidos, porém guardados na gaveta por serem de difícil compreensão e pouca aplicabilidade prática. Ter processos “desenhados” é um erro clássico e não basta para alterar a perspectiva de resultados.
Outro erro bastante comum é a implantação sem o comprometimento da alta gestão, onde há baixa aderência, o que resulta em uma ação inócua e puramente teórica.
Mas a boa notícia é que sempre é possível correr atrás e se atualizar. Adotar outras tecnologias, a automação de processos, o corte de custos, ter novas formas de controle de qualidade podem ser a metodologia mais indicada. E lembre-se: quanto mais cedo se constatar a necessidade de mudança de cultura, menos traumática será a transição. Adiante!
Pedro Ribeiro é sócio fundador da Peers Consulting, que já desenvolveu projetos para empresas como BTG, O Boticário, Movida, Kroton e Grupo Cataratas, entre outros.
